La Gestion Électronique Documentaire : Définition
Selon le Larousse, un document est une « Pièce écrite ou objet servant d’information, de témoignage ou de preuve
La Gestion Électronique Documentaire est un procédé utilisant des logiciels et du matériel électronique informatique ayant pour objectif la prise en charge des documents; typiquement ce sont les opérations et actions destinées à traiter et à exploiter les documents physiques.
La Gestion Électronique Documentaire s'appuie sur des automatisme qui fiabilisent la gestion et l'accés aux documents;
Il existe des variantes à la GED toutes intégrées à la Gestion Électronique Documentaire :
• la GEIDE (la gestion électronique de l'information des documents de l'entreprise),
• la SAE (système d'archivage électronique),
• l'EDI (Échange de données informatiqées.
Avantages de la Gestion Électronique Documentaire
Les avantage de la Gestion Électronique Documentaire sont nombreux, notamment en terme de :
• disponibilité des documents numérisés puisqu'ils sont facilement et rapidement retrouvables aux fins d'impression,,
• de sécurité puisqu'ils sont stockés dans un seul emplacement, la plupart du temps sécurisé par un identifiant et unmot de passe.
Si la Gestion Électronique Documentaire est plus couramment utilisée par les entreprises de taille moyenne et grandes, il n'en demeure pas moins vrai qu'au fil ddu temps le particulier est très souvent "submergé" par les documents papiers faisant que retrouver un document devient pratiquement mission impossible et, encore à la condition que le document n'ait pas été détruit.
Parmi les avantages de la Gestion Électronique Documentaire ont peut citer :
→ l'unicité d'éxistance d'un document (pas de doublons),
→ protection contre la perte, contre les accidents et contre d'éventuelles malveillance ou indiscrétions,
→ contrôle d'accès via un identifiant et un mot de passe dédié,
→ standardisation grâce au nommage de chaque document lors de la numérisation; le nommage facilite la recherche d'un document numérisé,
→ mise à jour permanente de la Gestion Électronique Documentaire grâce au logiciel,
→ pour les petites structures juridiques gedpersonnelle offre une la possibilité d'un interfaçage avec l'ERP Dolibarr; gedpersonnelle est conforme aux normes du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).
Les limites de la Gestion Électronique Documentaire
La Gestion Électronique Documentaire ne présente pas que des avantages, elle présente également des inconvénients :
→ pour les particuliers et, bien qu'il n'existe pas de Gestion Électronique Documentaire globale, fiable, robuste, perenne et indépendantes, accepter de se "lancer" dans la mise en place d'une GED personnalisée n'est d'une part pas un soucis à régler immédiatement, d'autre part la remise en cause d'un fonctionnement habituel routinier peut générer une angoisse à la remse en cause,
→ pour les petites structures juridiques il existe plusieurs logiciels gratuits et libres d'utilisation (OpenSource); toutefois leur utilisation est lourde et, pas forcément adapté aux besoins de chacun.
→ plus la structure juridique s'agrandit, plus la complexité s'accroit et , plus le coût augmente (coût financier, couts de formation).
Conclusions
gedpersonnelle est un logiciel intuitif, simple d'utilisation, robuste, fiable, perenne, sécurisé qui fonctionne sur pratiquement tous les système d'exploitation en local ou déportés sur un serveur distant