Numériser un document : c'est quoi ?
Numériser un document c'est convertir les informations contenues dans un support physique (lettre, audio, vidéo), ou un signal électrique capable d'être traité en données numériques.
Le Larousse énonce la numérisation comme suit : c'est un procédé permettant de représenter des objets (image, son, signal) par des suites de nombres binaires (0 et 1)
Les données numériques sont ensuite sont stockés sur un support informatique (disque dur, clé USB, NAS, sur le Cloud etc..
Par conséquence la numérisation est un processus consistant à rendre un document physique en un document numérique
Il ne faut pas confondre numérisation et digitalisation qui pour, cette dernière application, consiste à faciliter le travail de manipulation de documents numérisés.
La numérisation s'inscrit dans une étape de dématérialisation qui consiste à se passer définitivement du support physique (par exemple du papier) à un document numérique.
Les avantages de la numérisation
Les avantages de la numérisation sont nombreux; parmi ceux -ci on peut citer :
→ l'efficacité et la rapidité de circulation des documents numérisés,
→ une diminution des coûts de traitement de l'information,
→ un travail collaboratif entre différents utilisateurs (un utilisateurs inscrit dans le progiciel "gedpersonnelle" peut traiter l'espace GED de plusieurs utilisateurs, par exemple dans une famille un référent peut gérer la Gestion Électronique Documentaires de plusieurs membres de la famille dès lors qu'il a accès aux codes d'accès des membres inscrits ,
→ un gain de temps de recherche d'un document archivé grâce au moteur de recherche intégré,
→ la conservation des documents numérisés est sécurisés (support protégé par identifiant et par mot de passe dédié,
→ un gain de place puisqu'il document numérique est moins chronophage en terme d'espace de stockage qu'un document physique,
→ en diminuant l'utilisation du papier la numérisation participe à la préservation de l'environnement.
La numérisation et la loi
Les entreprises qui souhaitent se débarrasser de leur archives physiques pour les remplacer par des archives numériques doivent respecter certains critères de l'article 1379 du code civil (en vigueur depuis le 01 octobre 2016) à savoir :
→ la copie fiable a la même force probante que l'original, la fiabilité étant laissée à l'approbation du juge
→ si l'original existe, sa présentation peut toujours être exigée
→ Le décret d’application n° 2016-1673 du 5 décembre 2016 relatif à la fiabilité des copies et pris pour l’application de l’article 1379 du Code civil va créer deux présomptions de fiabilité pour la copie résultant :
--- soit d’un procédé de reproduction qui entraîne une modification irréversible du support de la copie », ce qui ne change pas de l’ancienne rédaction du Code civil
--- soit, en cas de reproduction par voie électronique, d’un procédé qui répond aux conditions prévues aux articles 2 à 6 du présent décret?
Le second tiret vise ainsi non seulement la copie de fichiers numériques, mais surtout fait sortir de l’ombre la numérisation de documents originaux qui sont originellement sur support papier.
Les outils pour numériser
Numériser un document est un processus multimédia et informatique.
→ Il s'agit d'une prise de vue, avec un l'appareil photo par exemple de votre smartphone, ou avecun appareil photo numérique,
→ le scanner, une imprimante 3 en 1 (imprimante dite 3 en 1 parcequ'elle a trois fonctions : imprimante, photocopieuse, scanner) numérisent le document physique.
Un tutoriel livré avec le scanner, avec l'imprimante 3 en 1 permet de 'scanner et de numériser' le document physique (papier, photo etc...)
Les étapes de la numérisation
La numérisation necessité 6 étapes :
• étape 1 : la préparation du matériel original (les documents physiques)
• étape 2 : la classification de l'information par groupe (par exemple les groupes factures ou encore fiscalité...),
• étape 3 : la préparation du journal de numérisation quoi déposer où ?),
• étape 4 : la numérisation proprement dite (avec l'utilisation des outils multimédia et ou informatiques - appareil photo, scanner...),
• étape 5 : la vérification qualitative et quantitative (contrôle de la qualité de la numérisation),
• étape 6 : disposition et gestion continue (la numérisation ne s'arrête pas à un instant T, elle doit pouvoir s'échelonner dans le temps.