La Gestion Électronique Documentaire : Définition
Selon le Larousse, un document est une « Pièce écrite ou objet servant d’information, de témoignage ou de preuve
La Gestion Électronique Documentaire est un procédé utilisant des logicies et du matériel électronique informatique ayant pour objectif la prise en charge des documents; typiquement ce sont les opérations et actions destinées à traiter et à exploiter les documents.
La Gestion Électronique Documentaire s'appuie sur des automatisme qui fiabilisent la gestion et l'accés aux documents;
Il existe des variantes à la GED toutes intégrées à la Gestion Électronique Documentaire :
• la GEIDE (la gestion électronique de l'information des documents de l'entreprise),
• la SAE (système d'archivage électronique),
• l'EDI (Échange de données informatiqées.
Avantages de la Gestion Électronique Documentaire
Les avantage de la Gestion Électronique Documentaire sont nombreux, notamment en terme de :
• disponibilité des documents numérisés qui sont facilement et rapidement retrouvables puisqu'ils sont déposés au bon endroit,
• de sécurité puisqu'ils sont stockés dans un seul emplacement sécurisé par mot de passe personnalisé.
Si la Gestion Électronique Documentaire est plus couramment utilisée par les entreprises de taille moyenne et grandes, il n'en demeure pas moins vrai qu'au fil des années qui passent le particulier est très souvent "submergé" par les documents papiers faisant que retrouver un document plusieurs années après son édition devient pratiquement mission impossible et, encore à la condition que le document n'ait pas été détruit.
Parmi les avantages de la Gestion Électronique Documentaire ont peut citer :
→ l'unicité d'éxistance d'un document (pas de doublons),
→ protection contre la perte, contre les accidents et d'éventuelles malveillance ou indiscrétions (stockage en un lieu sûre),
→ contrôle d'accès via un identifiant et un mot de passe dédié à un seul utilisateur,
→ standardisation grâce au nommage de chaque document lors de la numérisation; cet aspect facilite la recherche d'un document numérisé parmi la masse des documents stockés et archivés grâce à l'indexation et à l'exploitation des métadonnées pour peu que le logiciel de gestion documentaire le permette.
→ mise à jour permanente des documents
→ pour les petites structures juridiques : complémentarité avec d'autres système ERP, CRM, mais aussi harmonisation avec les norme du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) (la traçabilité, accès protégé, sauvegard systématique)
Les limites de la Gestion Électronique Documentaire
La Gestion Électronique Documentaire ne présente pas que des avantages, elle présente également des inconvénients :
→ pour les particuliers, pour les petites structures juridiques il existe sur le marché des outils gratuits et libres d'utilisation (OpenSource), dès lors que la Gestion Électronique Documentaire est effectuée par une seule et même personnes.
→ par contre un coût substanciel doit être pris en compte lorsque pour les entreprises de tailles moyens et pour les grandes entreprises (les licences logiciels informatiques, l'infrastructure matérielle),
→ la résistance au changement du personnel est également être pris en compte,
→ plus la structure juridique s'agrandit, plus la complexité de mise en oeuvre est à prendre en compte; d'ailleurs même un particulier pas plus habitué à l'utilisation courante et permanente de l'informatique et encore moins au classement documentaire peut être effrayé pour se lancer dans une telle aventure.
La mise en place d'un outil conviviale et ergonomique tel que le progiciel "gedpersonnelle" facilité grandement la tâche et balaie le doute et les craintes de franchir le pas pour utiliser une Gestion Électronique Documentaire personnelle qui n'a rien à envier aux progiciels utilisés dans l'entreprise